Uvođenje kontrolinga u procesu digitalizacije i digitalne transformacije
Sveobuhvatno uvođenje kontroling funkcije u poduzeće opsežan je i unikatan zadatak koji donosi višestruke strateške koristi na svim razinama poslovanja.
Kontroling se razvija kao stručna podrška menadžmentu, neophodna u digitalno doba. Uz njegovu pomoć kontinuirano se povećava produktivnost, efikasnost i efektivnost upravljanja, a time i sposobnost prilagođavanja promjenama unutar i izvan poduzeća.
Sva tri pokazatelja pokazuju različite stvari i stoga ih treba različito i promatrati. Produktivnost pokazuje brzinu rada ili dovršenja zadatka. Efikasnost je ostvarivanje nekog ekonomskog cilja uz minimum troškova i napora ili ostvarenje maksimuma uz postojeće resurse. To znači raditi stvari na pravi način. Moguće je biti produktivan i učinkovit u isto vrijeme.
Efektivnost je – s treće strane – strateška tema, to je odnos između postignutog rezultata u odnosu na postavljeni cilj. To znači raditi prave stvari, strateški planirati prave ciljeve. Da bismo postali efektivni, potrebno je uložiti resurse, isprobavati različita rješenja dok ne pronađemo ono pravo. Iz tog razloga sustav može biti efektivan, a da ne bude efikasan i obratno.
Analiza financijskih izvještaja- sam početak kontrolerskog posla
Financijski izvještaji trebali bi realno prikazati financijsko stanje i uspjeh poduzeća te novčane tokove, u skladu sa određenim kriterijima. Sami po sebi oni su za kontroling tek „sirovinska osnova“ za analize koje trebaju donijeti brojne vrlo važne informacije. Analiza financijskih izvještaja kao i njihovo planiranje, spada u redovni kontrolerski posao i obično se izrađuje 1-2 puta godišnje.
Od tuda sve počinje – ciljni pokazatelji koji na razini cijelog poduzeća ukazuju na nepravilnosti ili odstupanje od željenih veličina, okidač su za daljnje kontrolerske analize, istraživanja i odgovornosti. Poduzeća uvode funkciju kontrolinga upravo iz tog razloga – kako bi se otkrile neželjene pojave vezane uz financijski položaj i uspjeh poduzeća što prije moguće, kako bi se promatrali svi potrebni parametri na mjesečnoj razini i u dubokoj analitici, te pokrenuli mehanizme vraćanja na pravi put.
Pokazatelji uspješnosti poslovanja doista su važna tema
Financijski izvještaji daju nam izvjesnu podlogu na temelju koje uz pomoć analize pokazatelja uspješnosti pokušavamo što je moguće objektivnije procijeniti zdravlje poduzeća – kako našeg, tako i zdravlje konkurenata, najvažnijih kupaca, dobavljača, potencijalnih partnera.
Postoji velika količina pokazatelja uspješnosti poslovanja i važno je razumjeti da ih uvijek trebamo promatrati u cjelini (ne pojedinačno), te da kod svakog pokazatelja treba pitati – koja je njegova dobra, a koja loša strana. Za uspješno korištenje pokazatelja uspješnosti poslovanja, potrebno je da menadžeri raspolažu dovoljnim znanjem koje je potrebno za kvalitetno razumijevanje.
Tu na scenu stupaju kontroleri kao poslovni partneri i savjetnici menadžera.
Faze projekta uvođenja kontroling funkcije
Uvođenje kontrolinga složeni je projekt za koji poduzeće ili organizacija prije svega treba biti spremno. Uvođenje kontrolinga nije samo tehnički zadatak, već prije svega mentalni. Zahtijeva promjene poslovnih modela, pravila i načina ponašanja, načina upravljanja i odnosa prema procesima, podacima, uzrocima/posljedicama, strategiji.
Kontroling postoji zbog menadžmenta i izgradnja funkcije kontrolinga ne može uspješno biti provedena bez suradnje sa menadžerima i vlasnicima.
Kontroling je predvodnik promjena, a posebno nakon 2020. godine jedna od najvažnijih funkcija u poduzeću.
Od znanosti do svakog procesa organizacije u jednom koraku – kontroling pomaže od strategije ciljeva do operativnih planova, od aktivnosti do odgovornosti, od planiranja do realizacije i nagrađivanja.
Svako poduzeće unikatna je, jedinstvena i neponovljiva cjelina. To u potpunosti poštujemo pri izradu plana rada na projektu uvođenja kontroling funkcije.
Četiri su osnovna uvjeta bez kojih nema kontrolinga:
- Zainteresirani menadžment
- Stručan kontroler
- Moderan sustav upravljačkog računovodstva
- Kvalitetna IT podrška
Projektom su obuhvaćene sve organizacijske jedinice i svi hijerarhijski nivoi. Za svako poduzeće izrađuje se jedinstveni hodogram aktivnosti u kojem su opisani poslovi i zadaci na temelju kojeg su vlasnici/menadžeri kontinuirano upoznati s fazama razvoja projekta.
Elaborat o uvođenju kontrolinga
Tijekom cijelog projekta uvođenja kontrolinga sve aktivnosti se evidentiraju u obliku izvještaja o razvoju kontrolinga. Izvještaji se kontinuirano prikupljaju kao unikatna znanja koja omogućavaju svim zaposlenicima detaljan uvid u svaku promjenu koju je kontroling donio.
To omogućuje prijenos znanja na svakog novog zaposlenika kako u kontrolingu tako i izvan njega. Unikatnost elaborata proizlazi iz činjenice da ne postoje dva identična primjera uvođenja kontrolinga, s obzirom da je svako poduzeće jedinstvena, unikatna cjelina definirana:
- organizacijskom strukturom
- misijom, vizijom, strategijom i strateškim ciljevima
- organizacijom informacijskog i izvještajnog sustava
- korporacijskom kulturom
- stilom rukovođenja
„Elaborat o uvođenju kontrolinga“ svjedoči o sređenosti sustava i predstavlja unikatno i univerzalno znanje i umijeće upravljanja poduzećem ili organizacijom (know-how).
Istovremeno služi i kao dokaz kvalitetnog upravljanja sustavom i predstavlja konkretnu pomoć kod ugovaranja poslova na najrazličitijim natječajima, ili u slučaju potrebe dokazivanja kvalitete poslovanja financijskim institucijama.
Strateško planiranje okidač je za uvođenje kontrolinga. Kontroling je strateška odluka. Njegova implementacija je složen projekt koji donosi velike promjene – cijeli sustav treba do detalja urediti, a kontroling postaje skrbnik podataka. Taj proces zahtijeva razumijevanje i privrženost, ali donosi ogromne koristi.
Kada prvi izvještaji iz kontrolinga počnu stizati, želja za promjenama u načinu razmišljanja i upravljanja vođena novim spoznajama i činjenicama, mora biti jača od ustaljene rutine ili uobičajenih poslovnih obrazaca ponašanja. Kontroling mora inicirati promjene, promjene koje vode prema uspjehu.
