Izgradnja sustava poslovnog planiranja
Uspješni ljudi traže sebi okolinu kakvu žele. Ako ne mogu naći put – kreiraju ga. I ne smatraju to maštanjem, smatraju to planom!
Poslovno planiranje je tema koja se ubrzano aktualizira kao i uvijek u doba ekonomskih kriza. Očekuje se od poslovnog plana da pruži adekvatne alate za aktualnu situaciju. To planiranje svakako može, ali ne treba zaboraviti – poslovno planiranje nije gledanje u kristalnu kuglu, već projekcija željene stvarnosti i pisani dokaz da znamo što radimo (što ćemo raditi).
Poslovni plan je projekcija željene stvarnosti i obećanje da ćemo dati sve od sebe da se ispuni
Poslovni plan je uvjet bez kojeg ne možemo zamisliti uspješno upravljanje. To je timska aktivnost koja uključuje odluke o ciljevima, sredstvima, ponašanju i rezultatima. Poslovni plan uključuje selekciju misije i ciljeva, te akcije za njihovo ostvarenje. Ono zahtijeva izbor između alternativnih budućih pravaca akcija. Planiranje je zapravo donošenje odluka. Razlikujemo strateško i operativno planiranje. Jedno je ovisno o drugome, međusobno se adaptiraju kroz vrijeme, ali uvijek pokazuju kuda poduzeće želi ići. Strateško planiranje je apstraktno, operativno konkretno. Izgradnja poslovnog plana i općenito sustava planiranja, sastavni je dio kontrolinga. No, kontroleri ne izrađuju planove već moderiraju proces planiranja, brinu da je poslovni plan kvalitetno izrađen, te cijelu godinu izvještavaju menadžment o odstupanjima od poslovnog plana.
5V koje mijenjaju moderno planiranje
Poslovni plan je uvjet bez kojeg ne možemo zamisliti uspješno upravljanje. To je timska aktivnost koja uključuje odluke o ciljevima, sredstvima, ponašanju i rezultatima. Poslovni plan uključuje selekciju misije i ciljeva, te akcije za njihovo ostvarenje. Ono zahtijeva izbor između alternativnih budućih pravaca akcija. Planiranje je zapravo donošenje odluka. Razlikujemo strateško i operativno planiranje. Jedno je ovisno o drugome, međusobno se adaptiraju kroz vrijeme, ali uvijek pokazuju kuda poduzeće želi ići. Strateško planiranje je apstraktno, operativno konkretno. Izgradnja poslovnog plana i općenito sustava planiranja, sastavni je dio kontrolinga. No, kontroleri ne izrađuju planove već moderiraju proces planiranja, brinu da je poslovni plan kvalitetno izrađen, te cijelu godinu izvještavaju menadžment o odstupanjima od poslovnog plana.
VARIETY – različitost programa I proizvoda koje se nude
VOLUME – količina podataka koja nam je na raspolaganju veća je no ikada
VELOCITY – brzina kojom se mijenja biznis svakim je danom sve veća
VOLATILITY – promjenljivost aktivnosti koje se svakodnevno događaju
VARIABILITY – nekonzistentnost odnosa između pojava
Mnoga poduzeća teško se nose sa ovim promjenama I počinju sumnjati u održivost planiranja. Prava je istina da je projekcija ciljeva koje želimo postići i praćenje da li se ciljevi ostvaruju – upravo zbog svega navedenog još važnija nego ikada. Planiranje je timski proces promišljanja najboljeg scenarija. Tko ne planira uspjeh, planira neuspjeh.
Pretpostavke poslovnog planiranja
– sređeni sustav kontrolinga,
– razvijena svijest o potrebi strateškog i operativnog planiranja,
– adekvatan IT alat za podršku planiranju
Najvažnije je kvalitetno planirati
1.Produktivnost – tko što treba raditi, kako I koliko
2. Obrtni kapital – kolike smiju/trebaju biti zalihe, potraživanja, novac
3.Razvoj novih proizvoda I tržišta – na čemu ćemo temeljiti rast
4.Investicije – razdoblje povrata
5.Izvor financiranja – kako ćemo to platiti
Nužno je planirati 5 najvažnijih područja:
Rentabilnost je u fokusu svakog poslovnog plana
Rentabilnost ili profitabilnost jedan od najvažnijih pokazatelja ukupne uspješnosti poslovanja. Ukoliko je poduzeće rentabilno znači da ostvaruje dobit odnosno razliku između prihoda i rashoda, a rentabilnost se izražava kao odnos dobiti i ostvarenog prihoda. Osim toga rentabilnost se izražava i odnosom dobiti i uloženog kapitala, te dobiti i ukupne imovine. U praksi se prate sve tri vrste rentabilnosti koje omogućuju cjelovitu sliku poslovnog rezultata. Rentabilnost se najbolje
opisuje postotkom. Cilj svakog poduzeća je da dugoročno ostvaruje rentabilnost jer to znači održivost, mogućnost ulaganja, razvoj ili dividendu za ulagače.
No, nije rijedak slučaj da ponekad poduzeće završi godinu bez dobiti, pogotovo u periodima velikih ulaganja i pojačanih troškova. No iza faze ulaganja očekuje se faza pojačane rentabilnosti, u suprotnom ulaganje nema smisla. Pokazatelj rentabilnosti jedan je od najvažnijih pokazatelja uspješnosti poslovanja, pa zato ne čudi da proces planiranja često kreće upravo od planiranja ovog pokazatelja i top-down metodom spušta se do operative koja ga planirano treba
ostvariti. Svaki mjesec kontroling analizira stopu rentabilnosti po svim planiranim segmentima, kako bi se što prije otkrila odstupanja od željenog i na vrijeme definirale inicijative za vračanje na pravi put.
Obrtni kapital – gorivo koje pokreće poslovanje
Obrtni kapital ili neto radni kapital je razlika između kratkotrajne imovine i kratkoročnih obveza. On je čuvar likvidnosti i ako je pozitivan, poduzeće ima više kratkotrajne imovine od obaveza koje treba pomiriti unutar jedne godine. Obrtni kapital ne treba biti niti prevelik niti premali, već optimalan da poduzeće nesmetano može poslovati. Upravo tu optimalnost najteže je postići, a ukoliko je neadekvatan, poboljšanje je teško postići preko noći. Zbog toga je izuzetno važno svake godine u procesu poslovnog planiranja, dobro isplanirati svaku stavku kratkotrajne imovine i obveza. Također, potrebno je jasno opisati put kojim će se te planirane stavke ostvarivati jer se to neće dogoditi samo od sebe. Također, svaki mjesec je potrebno mjeriti razinu neto radnog kapitala i intervenirati čim se pokaže odstupanje od željenog. Postoje brojne teoretske referentne vrijednosti koje opisuju koja razina neto radnog kapitala bi trebala biti zadovoljavajuća, ali praksa pokazuje da nije uvijek ispravno držati se teoretskih okvira. Veličina optimalnog obrtnog kapitala ovisi o veličini poduzeća, djelatnosti, fazi životnog ciklusa poduzeća, poslovnom modelu isl. Stoga svako poduzeće treba pronaći svoju najbolju formulu. No bez obzira na to, možemo primijetiti da se jedna stara teoretska formula upravo u doba velike krize zbog pandemije Covid 19 pokazala iznimno točnom, iako se rijetko tko nje u praksi držao. Naime teorija kaže da bi trenutna likvidnost koja se računa kao novac / kratkoročne obveze trebala idealno iznositi do 0,3. To bi u prijevodu značilo da poduzeće treba imati novca na računu za pokriće do 4 mjeseca tekućih obveza. Da su slijedila tu teoriju, pandemijska kriza u kojoj je globalno svjetsko gospodarstvo doživjelo lock-down i time snažan pad u trajanju od nekoliko mjeseci, poduzeća ne bi doživjela kao krizu likvidnosti jer bi upravo toliko rezerve novca imala na svojim računima. Upravo ovo iskustvo trebalo bi znatnije pojačati pažnju koja se posvećuje procesu planiranja obrtnog kapitala, a planiranje bi trebalo biti važnije no ikada.
Likvidnost mora biti samorazumljiva posljedica, a nikako cilj
Likvidnost se definira kao sposobnost poduzeća da pravovremeno podmiruje financijske obveze u dogovorenim rokovima. Likvidnost se mora planirati jer je ona rezultat brojnih interaktivnih djelovanja. No, likvidnost nikad ne smije biti cilj, ona mora biti logična posljedica usklađenosti svih poslovnih procesa, dobrog planiranja i isto tako dobrog upravljanja i ostvarivanja planom zacrtanih ciljeva. U slučaju da je poduzeće nelikvidno – nastaju problemi, pa inače rentabilno poduzeće može gubiti svoju zaradu zbog povećanih troškova pribavljanja potrebnih a nedostatnih likvidnih sredstava ili naprosto gubitka ugleda.
Da bi dobro isplanirali likvidnost potrebno je isplanirati prihode i troškove, obrtni kapital, ulaganja u investicijske aktivnosti. Jednom riječju, potrebno je uskladiti sve pozicije računa dobiti i gubitka te bilance. Bilo koja neusklađenost može direktno dovesti do nelikvidnosti. Stoga možemo reći da dobra likvidnosti sigurno nije slučajnost.
Novčani tok je najvažnija i ujedno najslabije planirana karika uspjeha
Nevjerojatno je koliko mnogo poduzeća ne planira detaljno niti pažljivo svoj novčani tok. Time se direktno dovodi u opasnost da nema predodžbu o tome hoće li u idućim mjesecima imati dovoljno novčanih sredstava za podmirenje tekućih obveza. Kvalitetni proces poslovnog planiranja svakako će stoga zaokružiti svoj ciklus iscrpnim i detaljnim planom priljeva i odljeva na mjesečnoj razini. Na taj način mogu se predvidjeti nedostaci i mjesecima unaprijed i preduhitriti veći problemi.
U praksi također postoji nepisano pravilo da je za planiranje novčanog toga isključivo odgovoran odjel financija, što ne odgovara potpuno istini. Planiranje novčanog toka treba biti zajednički pothvat odjela prodaje, nabave, proizvodnje i u konačnici financija. Isto tako, ukoliko dođe do disbalansa između priljeva i odljeva, uzrok treba tražiti upravo u tim istim odjelima. Financije na kraju samo mogu utvrditi da je problem nastao, posuditi novac iz nekog drugog izvora, ali ne mogu same ispraviti uzrok.
Planiranje novčanog toka ne mora biti složeno ako su jasni procesi, ako postoje politike odnosa sa kupcima i dobavljačima i ako se o njemu kontinuirano skrbi.
Financijski pokazatelji moraju se planski optimirati svake godine kako bi se poduzeće konstantno držalo u dobroj kondiciji
U konačnici možemo zaključiti da je proces poslovnog planiranja sveobuhvatni pothvat svih odjela i funkcija poduzeća u kojem svaka karika nosi svoj dio odgovornosti za ispravno funkcioniranje sustava i uspješno poslovanje. Najbolji način za mjerenje pojedinačnih odgovornosti različitih funkcija poduzeća je preko financijskih pokazatelja. Važno je razumjeti da financijske pokazatelje nije dovoljno mjeriti jednom godišnje, već je to kontinuirani proces koji nam omogućuje da cijelu godinu pratimo realiziranje ciljeva, te ispunjavanje ciljeva definiranih poslovnim planom.
Financijski pokazatelji temelj su za daljnju razradu prema KPI – key performance indicators – ključnim parametrima uspjeha koji se koriste u svakom modernom sustavu nagrađivanja.
Izgradnja sustava planiranja
Najveća novost u izgradnji sustava planiranja uslijed gospodarske krize 2020. je ZBB – Zero Based Budgeting. ZBB je metoda poslovnog planiranja u kojoj se svi troškovi planiraju kao da je prvi put, odnosno od “nulte baze”, a u planiranju sudjeluje svaka funkcija unutar organizacije. Glavne prednosti koje donosi ovakva vrsta poslovnog planiranja su izbjegavanje nataloženih troškova za koje nema osnove, svake godine fokus je na trenutnim potrebama u odnosu na trenutne prihode, te daleko discipliniranije trošenje tijekom cijele godine.
Najveća razlika između ZBB i tradicionalnog budžetiranja je ta što se primjenom ZBB izbjegava planiranje na temelju prethodne potrošnje i osigurava da svaki trošak dobije određenu svrhu.
Poslovno planiranje nikad nije bilo aktualnije
Poslovno planiranje je zapravo donošenje odluka, izbor puta kojim se žele doseći ciljevi, projekcija rezultata te konsenzus oko metoda i alata za postizanje postavljenih ciljeva. Aktivnosti oko poslovnog planiranja traju tijekom cijele godine, bilo u području postavljanja planova, bilo u području analize odstupanja ostvarenog u odnosu na planirano. Poslovno planiranje počinje definiranjem strateških (dugoročnih) ciljeva i njihovim pretvaranjem u operativne (kratkotrajne) ciljeve. Pretpostavka je da se poslovno planiranje ponavlja svake godine. Ciklus preispitivanja strateških ciljeva obično se radi u proljeće, dok se operativnim planovima poduzeće bavi u jesen.
Velika svjetska gospodarska kriza u 2020. donijela je neke promjene u metodologiji planiranja, a one se uglavnom odnose na promjenu strateških alata (izostanak planiranja u jako dugim rokovima, dugoročno planiranje se cijepa u projektne faze), te promjenu operativnih metoda (danas se najčešće koristi rolling- forecast kao najprimjerenija metoda). Također, gospodarska kriza u 2020. vratila je na scenu stari dobri ZBB – Zero Based Budgeting – davno razvijenu metodu poslovnog planiranja koja redovito u „dobrim vremenima“ završi u ladici, a u „teškim vremenima“ predstavlja slamku spasa.Ukoliko želite unaprijediti svoj sustav planiranja ili ga želite po prvi puta izgraditi, vrlo rado ćemo izgraditi unikatni sustav prema vašim potrebama.
