Kontroling: Sada je trenutak da sjaji punim sjajem

Potpuno neočekivano drugačija stvarnost, globalna promjena preko noći, novo-normalno i bitno drugačiji pogled na budućnost rezultirale su lansiranjem kontrolinga u centar pažnje kao pravu zvijezdu na oblačnom poslovnom nebu. Kriza je za kontroling uvijek šansa nulte kategorije, to je trenutak kad može zasjati punim sjajem pokazujući  svu raskoš modernih modela i alata.

Svi iskusni kontroleri dobro znaju da je pažnja menadžmenta usmjerenog na upravljanje značajnija što je poslovna situacija neizvjesnija ili opasnija. U dobrim godinama “debelih krava”, tvrtka ili organizacija mogu podnijeti upravljanje uz sporost odlučivanja, neaktivnost ili nezainteresiranost za kontrolerske analize i komentare.

Međutim, jedinstvena situacija u kojoj se sada nalazimo podiže potrebu za agilnošću na najviši nivo.Sada nije vrijeme za mirovanje. Sada je vrijeme za „out of the box“ ideje, promjenu poslovnih modela, načina upravljanja, promišljanje inovacija, prihvaćanje digitalizacije i naravno čvrstu suradnju sa kontrolingom jer trebamo korisne informacije sa kojima se može djelovati – odmah.

Poduzeća koja od bolnih iskustava zadnje poslovne krize razvijaju kontroling – iskorijenila su „kaubojski“ način upravljanja, znatno više pažnje posvećivala su upravljanju svojom imovinom i razvoju kvalitetnog poslovnog modela, što je bez sumnje dovelo do smanjenja rizičnih ulaganja i ponavljanja pogrešaka. Za njih su dostupne informacije sada ključna karika za preživljavanje – u situaciji kad kriza u jednom trenutku odnese ogroman dio prihoda, u vrlo kratkom roku mogu donijeti ključne zaokrete i sačuvati poduzeće.

Za sve ostale koji ovu krizu nisu dočekali spremni i bez kvalitetnih informacija – nova šansa je pred vratima. Sada je vrijeme za obećanje – nikad više bez kontrolinga. Ekonomska situacija utjecala je na cjelokupno gospodarstvo. San o bezbrižnoj dugovječnosti sada se mora suočiti sa velikim promjenama. A mijenja se sve – od strategije i taktike, poslovnih modela,  lanaca opskrbe, načina planiranja, do mikro menadžerskog upravljanja resursima. Mnogo se odluka mora donijeti odmah. Stvarnost je sada potpuno drugačija od bilo čega što smo vidjeli prije. I iz toga se rađa tisuću pitanja.

Da li nam sada treba isti plan kakav smo radili uvijek ili trebamo nove agilne tehnike reagiranja i unapređenja „po putu“? Da li trebamo razne scenarije ili je to sada beskorisno?

Koje se nove šanse sada otvaraju i kako mijenjati ono što smo godinama radili na isti način. Da li nužno trebamo mijenjati poslovni model ili se možemo praviti da će za par mjeseci opet sve biti po starom?

Zašto svi pričaju o digitalizaciji i možemo li ju mi zanemariti?  Kakva politika cijena je sada normalna? Trebamo li snižavati cijene ili time pilimo granu na kojoj sjedimo? Što moramo optimizirati i da li optimiziranje nužno znači rezanje troškova? Kako na sva ova pitanja odgovaraju naši dobavljači, kupci i konkurencija?

Bezbroj je pitanja, a na sve moramo dobiti odgovore. Ne na temelju povijesti, moramo promišljati budućnost. Upravo idealne teme za kontroling.
.

Kako kontroleri trebaju odgovoriti na nove izazove?

Stare, tradicionalne kvalitete kontrolera kao što su vladanje ekonomskim teorijama, dobro poznavanje poslovnog modela i djelatnosti poduzeća, znanje o menadžmentu u organizaciji, računovodstvu i financijama, te osobne kompetencije kao što su analitički i holistički način razmišljanja, fokus na rješavanje problema, kritičko razmišljanje, osobni integritet, ustrajnost i borbenost – i dalje ostaju u potpunosti potrebne.

No sada je pravi trenutak da se pokaže kako je kontroling spreman za područja kao što su duboko razumijevanje businessa i poslovnih procesa, vladanje agilnim tehnikama, razumijevanje nefinancijskih metrika, koliko je spreman za nove alate poslovne inteligencije uz brze zaokrete u predmetu promatranja …..

Danas malošto može biti fiksno. Planiranje se  usmjerava na manje segmente uz kratkoročne projekcije koje u velikoj mjeri korištenjem informacijske tehnologije – trebaju biti automatizirane. Iako se poslovanje već dugo ne promatra u silosima, već je fokus na projektima, sada  se mjera njihova veličina – zbog mogućih brzih promjena smjera, projekti sada više ne mogu biti veliki, glomazni već se trebaju sastojati od mnoštva manjih projekata jer je sa njima lakše upravljati i intervenirati u slučaju hitnosti.

Cilj su jasni i fluidni automatizirani procesi lišeni nepotrebnog administriranja ili bilo kakvih ručnih unosa (što je zadatak digitalizacije). Poslovanje današnjice traži brze odgovore na promjene, što traži prilagodbu i planova i izvještaja.  Također, imperativ je u segmentiranju cijelog poduzeća ili organizacije, tržišta ili asortimana što sada omogućuje brzu prilagodbu kako bi se očuvalo zdravo tkivo.

Za kontroling je sada nužno vladati agilnim tehnikama koje omogućuju detektiranje i prilagođavanje brzim promjenama. I kao što si u dobrim vremenima menadžment dopušta gledanje samo velikih brojki, sada se uz male brze korake labirintom segmentiranih podataka dolazi do cilja.

Sa razvojem alata poslovne inteligencije otvorilo se veliko područje u kojem se kontroling dalje može razvijati – tumačenjem statističkih modela, upravljanjem promjenama, poznavanjem digitalnih tehnologija i praćenjem trendova. Zato za kontrolere učenje nikad ne prestaje.

Kontroling današnjice treba graditi sustav integriranih podataka koji su segmentirani, a opet jednostavni za razumijevanje i fleksibilno razmišljanje. Premalo ili previše informacija ista je nevolja. Konačni cilj je agilan „self-service“ model za planiranje i fleksibilni „reporting“.

Znači li to da će u budućnosti svaki kontroler morati zadovoljavati sve te nove zahtjeve koji se pojave u cjelokupnom području kontrolinga?

Ne. Radi se o kombinaciji starih i novih uloga u obliku timskog rada. Neke uloge su već postoje ali ne pod zajedničkom kapom kontrolinga već su bile nepovezane i raštrkane po poduzeću bez harmonije i sinergije. Neke uloge su  postojale ali ne pod adekvatnim nazivom, kao što su data engineer (osigurava kvalitetu podataka i upravljanje podacima), data scientist (provodi analize velikih količina podataka; gradi i održava statističke modele i modele strojnog učenja), decision scientist (osigurava da se rezultati analiza velikih količina podataka preoblikuju u inicijative).  Krizna situacija razvoj svih ovih uloga samo je ubrzala i osigurala kontrolingu dug i plodonosan budući život.

Čarobna riječ – digitalizacija

Digitalizacija je tu i nije pitanje da li ćemo ju prigrliti nego kako. Digitalizacija podrazumijeva sređeni podatkovni sustav. Velike količine podataka o poduzeću i izvan njega dolaze, samo ih treba znati prikupiti. Treba znati izgraditi podatkovnu arhitekturu. Školske udžbenike po ovom pitanju možemo ostaviti po strani. Ovdje dolazi u obzir jedino razumijevanje procesa i businessa.  Pogotovo ako govorimo o volatilnim vremenima sa brzim promjenama. No, količina promjena nikako ne smije značiti kaos u podacima. Upravo u tome i je bit – potrebno je omogućiti promjene ali unutar stabilnog informacijskog sustava.

Agilnost ne znači negaciju sustava, već mogućnost brze prilagodbe sustavu. Sustav mora i dalje biti cjeloviti i čvrst izvor istine. Veliki dio domaćih poduzeća koja nemaju kontroling nalazi se u podatkovnom kaosu. Kontroling je skrbnih podataka i čuvar poslovnih informacija. I ne, ne govorimo ovdje o sigurnosnim sustavima i IT. IT ne može sanirati podatkovni kaos za potrebe businessa. Ovdje govorimo o čistoći, točnosti i ažurnosti poslovnih podataka koji dolaze iz svih segmenata poduzeća, o stalnoj borbi protiv od nedefiniranih procesa, nejasnih poslovnih politika i izostanka procedura, pa do krivih i duplih šifri, pogrešnih knjiženja, neažurirane skladišne dokumentacije.

Kontroling je zadnja linija obrane od podatkovne anarhije i prva linija borbe za točnu i ažurnu informaciju. Bez kontrolinga teško je govoriti o sveobuhvatnoj digitalizaciji. Niti se ona može uspješno provesti, niti se podaci mogu kvalitetno analizirati, a bez toga je na duži rok neodrživa. Menadžment može preživjeti nedostatak pojedinih informacija, ali ne može preživjeti netočne informacije.

Kako kontroling treba dobro pripremiti organizaciju za iduću sezonu?

Moramo potpuno biti svjesni da se nalazimo u vremenu koje obilježava velika brzina kojom se mijenja biznis, volatilnost i kompleksnost podataka.

U tom slučaju kod planiranja poslovnih aktivnosti (npr prodajnih) fokus treba staviti na rolling forecast (za 3-6 mjeseci) i kreiranje kraćih scenarija koji se promatraju pojedinačno, zajedno čine zaokruženu cjelinu, ali se parcijalno mogu mijenjati ovisno o potrebama trenutka.

To znači da klasični detaljni budžet za 12-15 mjeseci unaprijed u ovom trenutku nije prikladan. Sada se budžetiraju se kvartalni periodi, organiziraju se kvartalni sastanci sa regionalnim, brend i key account menadžerima. Izvještavanje je obavezno na mjesečnoj razini, ali se veliki dio izvještaja sada radi i na tjednoj, pa čak i dnevnoj razini. Za planiranje troškova na scenu se vrača dobar stari Zero Based Budgeting (ZBB) – metoda koja je u vremenu „debelih krava“ u velikoj mjeri izgubila svoju ulogu.

ZBB započinje istraživanjem zadataka i aktivnosti koje misli odraditi svaki odjel kao da se izračun radi prvi put, kao da nema povijesti. Analiza započinje od radnih mjesta, raspodjele njihova posla i svega onog što će potrošiti u ovoj godini, a ne na temelju onog što se trošilo ranije. Rezultati mogu biti iznenađujući kad se otkrije da su se kroz godine nataložili brojni troškovi, aktivnosti ali i ljudi koji s obzirom na buduće aktivnosti uopće nisu potrebni.

Dakle, ako kao polaznu točku za izradu novog budžeta uzmemo troškove iz prošlog razdoblja povrh kojih tek dolazi paket troškova za nove projekte , takav pristup pretpostavlja da će sve aktivnosti iz prošlog budžeta ponoviti kao da su te aktivnosti jednako isplative i u budućnosti. Što u uvjetima krize naprosto ne može biti točno. S obzirom na takva povećanja troškova, mora doći do rezova, i onda se to najčešće u postocima provede kroz cijelo poduzeće što može donijeti više štete nego koristi. Zato nemojte zaključivati na temelju prijašnjeg iskustva.

Samo je jedan način na koji se može izbjeći začarani krug takvog lančano povezanog ponašanja i istovremeno doći do poštenog i realnog budžeta, a to je planiranje od nule. ZBB na sustavan način pomaže u razradi, ocjenjivanju, slaganju troškova prema (kriznim) prioritetima i na kraju kroz godinu fleksibilno odlučivanje o tome koji sve troškovi na kraju mogu proći, a koji moraju otpasti.

Cijelo poduzeće treba se prilagoditi situaciji u kojoj su resursi dragocjeni i više no ikada moraju se trošiti racionalno. Ovaj trenutak kontroling treba dobro iskoristiti, oduševiti i uvjeriti korisnike da kontroler zaista može biti najbolji ekonomski partner koji menadžment može zamisliti. Ovo je godina značajnih izazova, promjena i novih rješenja. Ovo je vrijeme da se kontroling pokaže u najboljem svjetlu.